Ekonomiskt styrdokument
Version 0.22
Bakgrund
Detta dokument ska fylla två funktioner dels ska det ange de för sektionen gällande regler för hur ekonomin sköts. Dokumentet ska även fungera som en snabb utbildning i hur funktionärer och nämnder ska sköta sin ekonomi och ekonomiska redovisning.
Bokföringsskyldiga nämnder samt samtliga projekt och sektionens kassör
Bokföringspliktiga nämnder så som DKM, mottagningen, Prylmånglaren samt projekt sköter sin egen bokföring. Bokföring skall skötas löpande och vara färdig senast nästföljande månadsskiftet då det ej är sommarferie. Verifikat från respektive nämnd skall använda varsin verifikatserie enligt appendix 1. Alla transaktioner på nämndens bankkonto ska bokföras av respektive nämnd. Då transaktioner mellan två nämnders konton sker ska bara den nämnd som utfört överföringen bokföra transaktionen.
Skulder till engagerade
Kvitton för inköp åt sektionen skall senast lämnas in 30 dagar efter då inköpet gjordes för att skulden ska betalas tillbaka. Skulder ska betalas tillbaka till engagerade inom 5 veckor (ej under ferie) under förutsättning att alla uppgifter är rätt registrerade och det framgår i vilket syfte inköpet är gjort.
Hantering av kontanter
Mottagningen, DKM och prylmånglarn är i dagsläget de enda nämnder som har tillräckliga rutiner för att ha en egen handkassa, andra nämnder ska därför låta någon av dessa nämnder hantera deras kontanter och sedan lösa eventuella skulder genom överföringar till/från respektive nämnds bankkonto. Summor över 400 kronor får inte förvaras i sektionslokalen längre än över natten och då endast i låst utrymme.
Fester
Alla inkomster från försäljning i baren som sker under mottagningsperioden ska tillfalla Mottagningen. Alla inkomster från försäljning i baren som inte sker under mottagningsperioden ska tillfalla DKM. Detta på grund av att DKM och Mottagningen är de nämnder som har en fungerande regelbunden hantering av kontanter och det är DKMs uppgift att anordna fester. Dock kan till exempel kan en annan nämnd komma överens med DKM eller Mottagningen om hur inkomster ska fördelas. Detta innebär tex att dkm ansvarar för ettans fest.
Kvitton
Kvitton alternativt faktura ska skickas ut eller lämnas i någon form för all försäljning, då även förköpsbiljetter.
Fakturor
En engagerad medlem får handla mot faktura i sektionen namn endast om det finns en budgetpost för inköpet och personen har ett godkännande av respektive nämndordförande eller D-rektoratet. Mottagna fakturor skall sättas in i kvittopärmen. Om nämnden själv betalar fakturan skall detta samt fakturans betalningsdag markeras på fakturan.
Fakturering
Nämnder ansvarar själva för att kontrollera att utskickade fakturor betalas i tid. En kopia av fakturan skall omgående sättas in i i kvittopärmen.
Appendix 1
DKM- serie K
STUDS- serie S
Mottagningen- serie M
Prylmånglaren- serie P
Övriga- serie C
Dåre – serie A